El Reglamento 35A de la Ley de Igualdad de Derechos para Personas con Discapacidad, que obliga a organizaciones y empresas a hacer accesible cada documento preparado a partir del 26 de octubre de 2017, entró en plena vigencia a comienzos de este año, 2022. Por lo tanto, desde el 1 de enero en adelante, las organizaciones deben proporcionar documentos accesibles a los clientes — informes financieros, protocolos públicos, formularios para clientes, etc. — de manera inmediata, en conformidad con el principio de inclusión en accesibilidad.
Durante 2021, en preparación para la implementación del reglamento, Consist hizo accesibles millones de documentos para la mayoría de los principales bancos y otras organizaciones líderes de Israel utilizando una solución tecnológica especial que desarrollamos. El sistema que nos permitió hacer accesible un volumen tan significativo de documentos se llama NAGIX, y queremos compartir contigo el proceso que ahora permite a las organizaciones ofrecer a sus clientes una versión accesible de cualquier documento, con solo pulsar un botón, respetando el principio de inclusión en accesibilidad.
Hacer accesibles documentos, protocolos e informes con el sistema NAGIX
Comencemos desde el principio: ¿Qué es un documento accesible y qué significa el principio de inclusión en accesibilidad?
Un documento accesible es un documento digital que una persona con discapacidad visual puede escuchar usando software lector de pantalla. El proceso de accesibilidad crea un documento PDF que contiene un árbol de accesibilidad que el software lector de pantalla puede leer en el orden determinado por el diseñador de accesibilidad del documento.
El principio de inclusión en accesibilidad establece que simplemente hacer accesible un documento no es suficiente para cumplir con los requisitos legales; la accesibilidad debe permitir que una persona con discapacidad pueda desenvolverse en el espacio público como cualquier otra persona. En consecuencia, la accesibilidad que respeta el principio de inclusión debe permitir que una persona con discapacidad visual genere de inmediato una versión accesible de cualquier documento sin necesidad de pedir a la organización que haga accesible ese documento de forma individual.
Esto es similar al principio de inclusión en accesibilidad física, por ejemplo, en una institución pública (o en un café o restaurante) que se accede por una escalera. Claramente, la institución no cumple su obligación colocando a una persona al pie de la escalera para ayudar a las personas con movilidad reducida a subirla. La verdadera accesibilidad según la ley y el principio de inclusión requiere movilidad autónoma en el espacio, y por lo tanto, la accesibilidad real implica, por ejemplo, la instalación de un ascensor o rampa que permita a una persona en silla de ruedas subir sin ayuda de otra persona. El mismo principio se aplica a la accesibilidad de documentos, formularios para clientes, protocolos públicos, informes financieros de empresas públicas y más.
Requisitos legales sobre accesibilidad de documentos
Con la creciente conciencia en los últimos años sobre la importancia de la accesibilidad en general y la accesibilidad de documentos en particular, Consist desarrolló tecnología automática de accesibilidad de documentos que funciona dentro del sistema de formularios digitales de Consist, PB Digital. Durante 2021, muchas organizaciones acudieron a Consist y nos pidieron desarrollar e implementar una solución para hacer accesibles las grandes cantidades de documentos que poseían.
Es importante destacar que en bancos grandes, por ejemplo, hay millones de documentos que requieren accesibilidad, y está claro que con cualquier tecnología que no sea la accesibilidad automática como NAGIX, se necesitaría una cantidad enorme e irreal de horas laborales para convertir adecuadamente esos millones de documentos en accesibles, según la ley y el principio de inclusión.
¿Cómo hacer accesibles millones de documentos existentes? Usando el método de accesibilidad automática repetitiva
Para hacer accesibles millones de documentos existentes en las organizaciones, mapeamos todos los formularios y documentos que necesitaban accesibilidad en cada organización — facturas, documentos para clientes, protocolos públicos, informes financieros, etc. — y categorizamos los documentos y formularios en familias. Para cada familia creamos etiquetas relevantes que incluyen:
- Párrafos
- Imágenes
- Logotipos
- Cantidades de dinero
- Fechas
- Tablas
- Gráficos
- Y más.
Asignamos cada formulario y documento existente a una de las familias, y luego definimos los elementos que componen cada documento en el sistema NAGIX.
Dos pasos hacia la solución de accesibilidad automática repetitiva en el sistema NAGIX
- Fase de diseño
En esta fase, el diseñador utiliza la herramienta única DESIGNER del sistema de accesibilidad de documentos NAGIX para definir plantillas maestras para todos los tipos de formularios y documentos existentes en la organización. En un banco grande o institución financiera, por ejemplo, el número de plantillas puede llegar a cientos o más. Tras categorizar todos los documentos de la organización según la estructura de los diferentes tipos de documentos, el implementador usa NAGIX para crear una plantilla para cada tipo de documento, consistente en un árbol de accesibilidad. - Fase de producción de documentos accesibles
Después de que todos los documentos de la organización están categorizados en familias y plantillas maestras, cada cliente de la organización recibirá automáticamente una versión accesible de cada documento que necesite, incluso cuando se trate de millones de documentos existentes. NAGIX identifica la familia y el tipo de documento que el cliente desea recibir y sabe cómo proporcionar al software lector de pantalla la plantilla y el orden en que leer el documento.
Desafíos de la accesibilidad documental que NAGIX aborda
Incluso el software lector de pantalla más avanzado no puede saber de forma independiente, por ejemplo, si un número en un documento es una cantidad de dinero, un número de teléfono, una dirección, etc. Además, las tablas y tablas anidadas (una tabla dentro de otra tabla) presentan un desafío particular en el mundo de la accesibilidad documental. Para superar estos retos, el sistema NAGIX integra tecnología avanzada para brindar la mejor experiencia accesible al cliente. Por ejemplo:
- Accesibilidad de números telefónicos/números especiales
El software lector de pantalla lee el contenido de documentos en hebreo de derecha a izquierda. Sin embargo, en el caso de números telefónicos, para la comodidad del usuario, los dígitos deben leerse de izquierda a derecha. NAGIX permite que el implementador de accesibilidad defina específicamente que el software lector lea los dígitos del número telefónico de izquierda a derecha y que cambie a inglés cuando se trate de la dirección web de la organización. - Imágenes, íconos y logotipos
El software lector de pantalla no puede leer imágenes, logotipos, íconos y símbolos, pero NAGIX permite que el implementador de accesibilidad proporcione una descripción de la imagen o logotipo, permitiendo que el software lector proporcione al usuario una descripción precisa del elemento visual. - Tablas, tablas anidadas y tablas rotadas (tablas colocadas horizontalmente respecto a los párrafos que las preceden y siguen)
La solución de NAGIX permite al implementador de accesibilidad definir campos dentro de las tablas, proporcionando una accesibilidad clara para contenidos complejos dentro de tablas, tablas anidadas y tablas rotadas. El sistema también sabe definir números, cantidades de dinero, fechas y otros elementos dentro de las tablas para que el software lector sepa leer la definición de la columna y también el contenido de la columna en el orden definido por el implementador. Así, es relativamente fácil para una persona con discapacidad visual seguir la lectura y entender el contexto de cada dato en la tabla. - Gráficos y datos dentro de un gráfico
Los gráficos basados en información representan un desafío único en la accesibilidad documental. Sin embargo, NAGIX permite la accesibilidad de dichos elementos vinculando el archivo de datos del cual se extrajo la información. El documento PDF muestra el gráfico, y el implementador resalta en blanco los datos sobre los cuales se basa el gráfico. El implementador de NAGIX sabe cómo asociar cada punto de datos con el gráfico para que el software lector los lea en el documento accesible.
Fuerza de trabajo de implementadores de accesibilidad de Consist
Debido a la enorme cantidad de documentos y formularios que necesitábamos hacer accesibles, establecimos rápidamente un “grupo de trabajo de implementadores” que, en muy poco tiempo, usando el sistema NAGIX, logró hacer accesible una gran variedad de documentos para los clientes de la empresa — protocolos, cartas y formularios para clientes, informes financieros y más. Gracias al equipo de implementadores de accesibilidad, cumplimos la misión, y hoy los clientes de estas organizaciones pueden generar versiones accesibles de cualquier documento que requieran por sí mismos.
Es importante añadir que nuestra satisfacción en Consist es enorme, no solo porque logramos el objetivo que nos propusimos, sino también, y principalmente, porque existe un valor social tremendo: permitir que una persona con discapacidad visual reciba la información que necesita sin ninguna limitación. La ley sin duda lo exige, pero en Consist creemos que el espacio público y los documentos deben ser accesibles no solo porque la ley lo requiere, sino porque es un valor social de primera categoría, y estamos felices y orgullosos de ser socios en este empeño.
